DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ BI
Dernière mise à jour : mars 2018
SCS Boehringer Ingelheim Comm.V. ainsi que Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG et les sociétés du groupe (nommées ci-après « Boehringer Ingelheim », « nous » ou « nos ») prennent la protection de vos données à caractère personnel au sérieux. La présente déclaration de confidentialité décrit quelles données à caractère personnel sont recueillies auprès des professionnels de la santé (« vous ») et comment nous utilisons celles-ci. La présente déclaration explique différents scénarios afin de vous donner une idée claire des informations que Boehringer Ingelheim collecte et à quelles fins elle les utilise. Nous vous invitons à cliquer sur les liens « plus d'informations » dans chaque section quand vous êtes intéressé par plus d’informations.
A. Que sont les Données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont les informations qui (permettent de) vous identifient/er (nommées ci-après « Données à caractère personnel »).
Informations supplémentaires
Aux termes de la législation en matière de protection des données, les Données à caractère personnel sont définies comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée »). Est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par exemple, grâce à un numéro d'identification.
Parmi les exemples de Données à caractère personnel figurent non seulement votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, mais également toute autre information qui est ou peut être reliée à votre identité. Cela pourrait être, par exemple, votre spécialité médicale. Lorsque nous sauvegardons des informations sur des échantillons que nous avons envoyés à une personne et que ces données ne sont pas associées à son nom mais à un numéro d’identification (par ex. le nombre 1234), celles-ci sont des Données à caractère personnel si nous pouvons connecter le nombre 1234 à l’identité de la personne concernée.
B. Quand et quel type de Données à caractère personnel collectons-nous ?
Les Données à caractère personnel sont collectées de différentes manières :
- Informations fournies sur le site internet lors de l'enregistrement
Lors de l'inscription pour accéder à une zone protégée du site internet ou commander de matériel d'information, Boehringer Ingelheim peut vous demander de fournir certaines Données à caractère personnel (notamment votre nom, prénom et votre adresse e-mail).
- Informations fournies par votre interaction avec nous
Des renseignements sont recueillis lorsque vous interagissez avec nous, par exemple lors de l'inscription à un événement, d'une communication par e-mail, d'une demande/réception de descriptions de produits ou d'autres matériels, de données faisant suite à des visites de délégués (par ex. des commentaires sur nos produits).
Informations supplémentaires
Les Données à caractère personnel que nous recevons et utilisons peuvent être les suivantes (selon vos propres choix) :
- Nom et coordonnées, y compris vos nom et prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées.
- Identifiants, y compris les mots de passe, les questions de sécurité ou autres informations de sécurité.
- Profession en tant que professionnel de la santé et domaines thérapeutiques.
- Centres d’intérêts, tels que les événements que vous consultez, les informations que vous demandez à Boehringer Ingelheim ou autres centres d’intérêts que nous découvrons lors de nos interactions avec vous, par exemple lors des visites de nos représentants commerciaux.
- Comportement en ligne, tel que les données créées lors de l'interaction électronique. Cela peut inclure l'adresse IP ou toute information liée au navigateur lorsque vous naviguez sur notre site internet (par ex. sur la Page de profil client), les liens sur lesquels vous avez cliqué, ainsi que d'autres informations sur l'utilisation des e-mails.
- Communication : Nous conservons et traitons le contenu des informations que nous recevons de votre part. Par exemple, si vous nous écrivez un e-mail, nous pouvons le conserver en vue d’analyser vos centres d’intérêts.
- Données de journal :
Lorsque vous utilisez le site internet, certaines données, notamment celles envoyées par votre navigateur (par ex. l'adresse IP, les cookies, la page web de référence, la date et l’heure , le contenu visualisé), sont conservées temporairement.
Informations supplémentaires
Les données de journal peuvent notamment contenir les données suivantes : l’URI demandé, le procédé de demande, l'adresse IP, le port IP, la version de protocole, la langue du navigateur et la dernière page visitée (page de référence), ainsi que le nom et la version du navigateur (agent utilisateur).
Nous collectons des Données à caractère personnel sur les professionnels de la santé auprès de sources d'informations publiques ou de tiers, en particulier pour vérifier leurs qualifications professionnelles et leur identité.
C. Comment Boehringer Ingelheim utilise-t-elle les Données à caractère personnel et à quelles fins ?
Cette section explique à quelles fins et de quelle manière nous utilisons les Données à caractère personnel.
- Fins générales
Les Données à caractère personnel nous permettent de gérer votre compte et de vous fournir les produits ou services que vous nous avez demandés. Nous pouvons également utiliser les Données à caractère personnel pour prévenir les accès non autorisés et pour des questions de sécurité. De plus, nous utilisons des informations pseudonymisées ou agrégées pour améliorer notre site internet.
Lorsque nous décidons de vous envoyer des informations sur nos produits ou nos événements, nous regroupons les données disponibles à votre sujet (par ex. les pages que vous avez consultées, le matériel que vous avez téléchargé, les domaines thérapeutiques et les événements auxquels vous avez participé). À partir de ces informations, nous utilisons des outils logiciels pour choisir le contenu et combiner les canaux de communication disponibles pour une communication transparente avec vous. Une fois votre compte créé, vous pouvez toujours modifier vos paramètres dans la Page de profil client pour gérer les informations et canaux de communication que nous pouvons collecter et utiliser.
Informations supplémentaires
Que signifie « regroupement des Données à caractère personnel » et comment choisissons-nous les informations que nous vous envoyons ? Nous souhaitons seulement vous fournir des informations supplémentaires sur nos offres de produits et services, tels que nos produits et services pharmaceutiques et médicaux, promotions, nouvelles ou événements dont nous pensons qu’ils pourraient vous intéresser. Nous pouvons récolter et analyser vos Données à caractère personnel afin d'en savoir plus sur vous et votre profil professionnel. Cela comprend :
• Le comportement en ligne, c'est-à-dire les données concernant vos actions lorsque vous visitez notre site internet, telles que les pages visitées, les clics, le matériel téléchargé, les e-mails ouverts.
• Les interactions entre vous et nous, par exemple par le biais d'un centre d'appel, d'un représentant ou d'un tiers.
• Les événements auxquels vous assistez, par exemple les conférences médicales, les événements éducatifs ou les réunions entre pairs.
• Les commentaires que vous nous fournissez, par exemple par le biais de sondages ou d’appels automatiques.
• Vos éventuelles demandes, par exemple celles concernant le matériel de promotion, les échantillons ou la visite d'un représentant.
• Les informations que nos représentants recueillent auprès de vous.
Comment pouvons-nous vous contacter ? Nous pouvons vous fournir des informations par e-mail, courrier, appel téléphonique, via notre site internet, ou par d'autres moyens encore. Nous nous efforçons de communiquer de manière adaptée via différents canaux, pour ne pas vous fournir les mêmes informations par courriel, par la poste et via notre représentant. Pour cela, nous combinons les canaux de communication disponibles (selon vos préférences sur la Page de profil du client) et vous fournissons des informations basées sur vos Données à caractère personnel.
Lors du choix des informations que nous vous communiquons, nous utilisons des outils logiciels qui analysent les données disponibles pour créer différents groupes de destinataires qui recevront des informations différentes.
- Exemple : Si vous participez à des événements concernant les traitements de l'asthme et téléchargez des documents contenant des informations sur les toutes dernières recherches à ce sujet, nous pourrons supposer que vous souhaiteriez obtenir plus d'informations sur ces traitements. Nous pourrons alors vous les procurer de différentes manières ; un représentant de Boehringer Ingelheim peut, par exemple, vous rendre visite et vous présenter des échantillons de produits associés ou, si vous êtes réactif face aux newsletters, nous pourrons vous envoyer d'autres e-mails contenant des renseignements sur les thérapies de l'asthme.
- Si, en revanche, vous n'acceptez pas les invitations à des événements concernant un nouveau produit Boehringer Ingelheim et ne téléchargez pas de documents relatifs à ces produits ou ne consultez pas les informations les concernant dans notre newsletter, nous pourrons en conclure que vous n'êtes très probablement pas intéressé par d’autres données sur un tel produit ou domaine thérapeutique, et nous ne vous transmettrons pas ces informations.
- Obligations de signalement aux régulateurs
En tant que société pharmaceutique, Boehringer Ingelheim est doit respecter une législation spécifique, entre autre concernant la pharmacovigilance. Certaines de ces lois peuvent nous obliger à envoyer des rapports aux régulateurs ou à d'autres autorités. Nous ne fournissons des Données à caractère personnel aux autorités que si la loi l’exige.
D. Cookies
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires, tels que les « pixels-espions », les webbeacons et les clear GIF’s (nommés ci-après « Cookies »). Les Cookies sont généralement utilisés pour faire fonctionner les sites internet ou pour rendre leur fonctionnement plus efficace, ainsi que pour reconnaître des appareils lors de visites subséquentes et en fournir ces informations aux propriétaires du site internet.
Informations supplémentaires
Il existe différents types de Cookies :
- Cookies nécessaires
Les Cookies nécessaires sont utilisés pour des raisons « techniques », telles que la reprise d'une session d'utilisateur lors de la connexion si la précédente session avait été annulée en raison de l'inactivité de l'utilisateur. Ces Cookies ne sont pas employés pour analyser l'utilisation de notre site internet ou de nos e-mails.
- Cookies analytiques
Ces Cookies nous aident à analyser l'utilisation de notre site web et de nos e-mails : ils nous permettent d’analyser les activités sur nos sites, afin d'améliorer et d'optimiser leur fonctionnement. Nous pouvons, par exemple, utiliser ces types de Cookies pour veiller à ce que les visiteurs trouvent facilement les informations recherchées sur nos sites. Une façon d'y parvenir consiste à reconnaître et à compter le nombre de visiteurs, puis à observer comment ils se déplacent sur notre site lorsqu'ils l'utilisent. Les Cookies analytiques nous aident aussi à mesurer les performances de nos campagnes publicitaires et à optimiser le contenu de nos sites pour ceux qui s’intéressent à notre publicité. Les Cookies jouent un rôle important lors du choix des informations que nous envoyons aux utilisateurs (voir la section C.2 ci-dessus pour plus d'informations à ce sujet).
Vous pouvez gérer l’acceptation des Cookies à l’aide des paramètres de votre navigateur. La plupart des navigateurs permettent de contrôler les Cookies au moyen des paramètres (veuillez noter que si vous utilisez les paramètres de votre navigateur pour refuser tous les Cookies, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à certaines parties de nos sites internet). La liste suivante fournit des informations sur la façon de paramétrer les Cookies sur la plupart des navigateurs :
Vous pouvez également utiliser un plug-in de navigateur comme Ghostery d’Evidon Inc. ou la Tracking Protection List de TRUSTe.
Nous utilisons Adobe Analytics, un service d'analyse de site internet fourni par Adobe Systems Software Ireland Limited (« Adobe »). Adobe Analytics fait appel à des Cookies afin d'analyser le trafic global sur le site et les modèles d'utilisation pour le compte de Boehringer Ingelheim. L'adresse IP recueillie par le Cookie est rendue anonyme avant la géolocalisation. Adobe n'associera pas votre adresse IP à d'autres données en sa possession. Vous pouvez empêcher la collecte et l'utilisation de données par Adobe (Cookies et adresse IP) en téléchargeant et en installant le plug-in de navigateur disponible sous le lien suivant : https://www.adobe.com/be_fr/privacy/opt-out.html.
E. Comment et quand partageons-nous des informations collectées ?
Boehringer Ingelheim ne transfère les Données à caractère personnel à des tiers que conformément à la loi applicable, à savoir lorsque vous avez expressément donné votre consentement, lorsque le transfert est nécessaire pour fournir le service que vous avez demandé, lorsque nous y sommes légalement tenus, ou bien lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services qui utilisent des Données à caractère personnel en notre nom et conformément à nos instructions.
Boehringer Ingelheim s'engage à assurer une protection adéquate des Données à caractère personnel transférées en dehors de l'Union européenne (généralement à l'aide des contrats types de l'UE qui ont été émis par la Commission européenne).
Informations supplémentaires
Les tiers pouvant recevoir des Données à caractère personnel sont les suivants :
1. Régulateurs
Lorsque nous sommes légalement tenus de le faire (voir la section C.3 ci-dessus), nous partageons les informations collectées, y compris les Données à caractère personnel avec les régulateurs ou autres autorités compétentes.
2. Prestataires de services et sociétés de Boehringer Ingelheim
Nous employons d'autres entreprises, y compris d'autres sociétés du groupe Boehringer Ingelheim, pour conserver, gérer et analyser les Données à caractère personnel vous concernant. Lorsque nous faisons appel à des sociétés tierces n’appartenant pas au groupe Boehringer Ingelheim ou à des personnes physiques pour traiter les Données à caractère personnel fournies par nos soins (et non collectées par elles), celles-ci traitent ces données exclusivement en notre nom, selon nos instructions et conformément à la présente déclaration de confidentialité.
L'un de nos prestataires de services est Adobe Systems Software Ireland Limited, établi à 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Irlande, qui fournit des services de données et d'analyse web.
La participation d'autres sociétés peut être nécessaire pour d'autres services. C'est le cas, par exemple, pour la livraison des échantillons.
Si ces entreprises sont situées hors de l'UE/EEE, nous nous sommes assurés, au moyen de clauses contractuelles et d’autres instruments approuvés, de la protection adéquate des Données à caractère personnel transmises à ces sociétés. Une protection adéquate signifie que le niveau de protection des Données à caractère personnel est conforme à celui en vigueur dans l'UE/EEE.
3. Fournisseurs d'informations de soins de santé
Lorsque nous recevons des Données à caractère personnel inexactes de fournisseurs d’informations liées aux soins de santé (voir la section B.4 ci-dessus), nous informons ces derniers de l’inexactitude de leurs données.
4. Informations anonymes
Nous pouvons également partager des données agrégées ou non-personnellement identifiables avec d'autres tiers.
F. Combien de temps conservons-nous les Données à caractère personnel ?
Nous conservons vos Données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins commerciales spécifiques, ou autres, pour lesquelles elles ont été collectées.
Nous pouvons être amenés à stocker certaines données pour une période plus longue (notamment en cas de pharmacovigilance). Nous veillons alors à ce que celles-ci ne soient pas utilisées à des fins de marketing direct.
G. Comment assurons-nous la protection des Données à caractère personnel ?
Nous utilisons les pratiques standards de l'industrie pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données, notamment au moyen de contrôles d’accès. Toutes les Données à caractère personnel qui nous sont fournies sont protégées selon les procédures standard de l'industrie. Nous nous efforçons de mettre à jour nos mesures de sécurité sur une base régulière pour tenir compte des nouvelles normes de l'industrie.
H. Qui sommes-nous et comment nous contacter ?
Les Données à caractère personnel sont recueillies et utilisées par :
SCS Boehringer Ingelheim Comm.V.
Avenue Ariane 16
B-1200 Bruxelles
et
Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG
Binger Straße 173
D-55216 Ingelheim am Rhein.
Les deux entités coopèrent étroitement en matière d'utilisation des Données à caractère personnel et sont désignées « contrôleurs conjoints », ce qui signifie que chacune d'entre elles est responsable de toute utilisation des Données à caractère personnel sur la plate-forme.
Boehringer Ingelheim est une entité du groupe d’entreprises Boehringer Ingelheim (nommé ci-après le « Groupe Boehringer Ingelheim »). Le Groupe Boehringer Ingelheim est l'une des vingt entreprises principales de recherche pharmaceutique au monde. Son siège social est situé à Ingelheim, en Allemagne.
Informations supplémentaires
La compagnie pharmaceutique Boehringer Ingelheim a été fondée en 1885 par Albert Boehringer (1861-1939) à Ingelheim am Rhein. Depuis ses débuts en 1885, lorsqu'elle n'employait que 28 personnes à Nieder-Ingelheim, la société s’est développée jusqu’à devenir une entreprise mondiale.
Dans le cadre des activités de recherche et de développement de médicaments innovants, l'entreprise familiale se concentre principalement sur les domaines thérapeutiques des maladies cardiovasculaires, des maladies respiratoires, des maladies du système nerveux central, des maladies métaboliques, des maladies virologiques et de l'oncologie. Elle se consacre à la recherche, au développement, à la fabrication et à la commercialisation de nouveaux médicaments à haute valeur thérapeutique pour la médecine humaine et vétérinaire.
Si vous avez des questions ou d'autres demandes liées à notre collecte et utilisation des Données à caractère personnel, ou à la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez à tout moment nous contacter ou notre délégué à la protection des Données à caractère personnel :
SCS Boehringer Ingelheim Comm.V.
Avenue Ariane 16
1200 Bruxelles
Belgique
E-mail : LEGdataprotection.be@boehringer-ingelheim.com
ou
Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG
- Délégué à la protection des données –
Binger Straße 173
D-55216 Ingelheim am Rhein
Allemagne
E-mail : datenschutz@boehringer-ingelheim.com
D’autres coordonnées sont fournies dans la section mentions légales.
I. Quels sont vos droits ?
À votre demande, nous vous indiquerons par écrit ou par voie électronique si Boehringer Ingelheim conserve des Données à caractère personnel vous concernant et de quelles données il s'agit et examinerons vos éventuelles demandes de renseignements concernant les Données à caractère personnel.
De plus, vous pouvez à tout moment révoquer pour le futur votre consentement à la collecte et/ou au traitement de vos Données à caractère personnel, via la Page de profil client ou par e-mail ou courrier aux adresses mentionnées à la section H ci-dessus.
- Droit d'accès, de modification ou d’effacement de vos Données à caractère personnel
Vous pouvez toujours accéder à vos Données à caractère personnel en nous demandant quelles Données à caractère personnel vous concernant nous conservons. Sur la « Page de profil client », vous pouvez également accéder aux données de votre compte (nom, numéro de téléphone, etc.) et les modifier, ainsi que gérer les options de désabonnement.
Vous avez en outre la possibilité de modifier, d'ajouter, de supprimer ou de mettre à jour vos Données à caractère personnel ou de demander l’effacement de Données à caractère personnel en envoyant un e-mail à LEGdataprotection.be@boehringer-ingelheim.com ou en nous contactant comme décrit à la section H ci-dessus.
Dans le cas où vous demandez l’effacement de vos Données à caractère personnel, il se peut que vous ne puissiez plus utiliser toutes les fonctionnalités et fonctions de nos services. Nous pouvons être tenus de conserver certaines de vos Données à caractère personnel pour des raisons légales, par exemple pour respecter les délais de conservation légaux ou à des fins fiscales. Dans de tels cas, nous marquerons vos Données à caractère personnel en conséquence pour garantir qu'elles ne seront pas utilisées à d'autres fins que ce respect des exigences de conservation.
- Droit de ne pas recevoir de la communication marketing de Boehringer Ingelheim
Vous pouvez vous désabonner des e-mails de Boehringer Ingelheim en suivant les instructions de désabonnement incluses dans chacun de ses e-mails. Vous pouvez également gérer les options d'abonnement ou désabonnement spécifiques sur votre Page de profil client.
Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos Données à caractère personnel à des fins de marketing direct ou d'études de marché, comme la réception de mailings, vous pouvez nous en informer à tout moment par e-mail à l'adresse LEGdataprotection.be@boehringer-ingelheim.com ou en nous appelant au +32 (2)773.34.74.[1]
- Droit de contacter l’autorité de protection des données compétente
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’utilisation de vos Données à caractère personnel et que vous ne souhaitez pas nous contacter directement, vous pouvez également vous adresser à l'autorité de protection des données compétente pour nous :
Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles (commission@privacycommission.be)
ou
« Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz. »
J. Que se passe-t-il lorsque nous modifions cette déclaration de confidentialité ?
Nous pouvons être amenés, de temps à autre, à mettre à jour cette déclaration de confidentialité, et ce pour quelque raison que ce soit. Nous vous ferons part de tout changement apporté à cette dernière en publiant la nouvelle déclaration de confidentialité ici même ou, si les changements concernent des données relatives aux informations collectées auprès de vous, par l'affichage d'un avis bien visible sur notre site internet ou l'envoi d'un e-mail à l'adresse que vous nous avez fournie avant l'entrée en vigueur dudit changement. Si nécessaire, nous solliciterons également votre consentement préalable. Nous vous conseillons donc de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité, pour le cas où elle serait modifiée.
[1] Le désabonnement n'implique pas qu'il est mis fin aux visites de représentants de Boehringer Ingelheim ou à la transmission d'informations liées aux soins de santé.